Операционный план — это один из основных факторов, который обеспечивает эффективность работы стартапа. От качества его выполнения зависит, сможет ли компания выполнить имеющиеся заказы в срок и какие затраты понесет при создании продукта или услуги.

О том, как составить операционный план и чем он отличается от стратегического, рассказал Евгений Иванов, руководитель IT-секции бизнес-ускорителя А:СТАРТ, партнер венчурной студии GSD (Кремниевая долина), лидер Go Global World (Siberia) и организатор Startup Lynch. 

Долгосрочное планирование: roadmap или дорожная карта

Когда вы руководитель предприятия, в котором задействовано большое количество людей, вам необходимо планирование — краткосрочное и долгосрочное. Прежде чем приступать к краткосрочному планированию, необходимо прописать долгосрочный стратегический план. Как правило, в стартапе он выражается в дорожной карте. 

Roadmap (англ. «дорожная карта») — это стратегический план, который определяет цель проекта и основные шаги для ее достижения. Это эффективный инструмент для коммуникации с командой и инвесторами. 

При составлении roadmap нужно понимать, что отсчет по времени начинается с момента основания компании. Затем вы отмечаете точку, где вы сейчас находитесь и чем обладаете. Следующая точка — это место, куда вы стремитесь в ближайшие 12-18 месяцев. Конечный пункт — долгосрочные перспективы, где хотите быть через 7 лет.

Хорошо, если ключевые показатели на карте вы будете выражать в цифрах: сколько клиентов было и стало, сколько тарифов, какая конверсия и т. д.

Краткосрочное планирование: операционный план

После того, как стратегический план прописан, вы берете текущий момент и погружаетесь в рамки от 6 до 18 месяцев. Этот промежуток будет относиться к краткосрочному планированию и являться вашим операционным планом.

Почему именно такие сроки? В стартапе, как правило, это средний промежуток времени для поднятия инвестиций. Больше времени брать смысла нет, потому что когда вы дойдете до определенных показателей, оценка компании изменится, и следующие деньги вы будете поднимать уже по другой стоимости.

Операционный план — документ, который содержит детальное описание того, каким образом будут достигаться цели компании в краткосрочном промежутке (от 6 до 18 месяцев). 

Операционное планирование управляет ближайшими событиями, поэтому планы составляются на короткие отрезки времени, постоянно дополняются, детализируются и корректируются. 

Основная цель оперплана — обеспечить стабильную и непрерывную работу в текущих условиях, соблюдая сроки и оптимальное использование всех ресурсов.

Антиподом планирования является такой стиль управления, как чайка-менеджмент. Чайка-менеджер проекта врывается в спокойную работу сотрудников, раздает невнятные задачи, затем забывает о сказанном и возвращается к этому тогда, когда снова посчитает нужным. Не будьте чайкой, планируйте :)

Диаграмма Ганта

В качестве визуального представления оперплана можно использовать диаграмму Ганта. Диаграмма Ганта — это горизонтальный столбчатый график, который иллюстрирует задачи проекта, каждая из которых отражена во времени. На ней вы и ваша команда можете наглядно видеть предстоящие вехи и хронологию проекта в целом.

5 шагов для составления оперплана

☑ Декомпозиция
Это разбивка больших задач на мелкие и более детализированные. То есть абсолютно все задачи вы разделяете на простые компоненты и оцениваете их по срокам и затратам. Этап декомпозиции делает не сам лидер компании, а руководители направлений, которые отвечают за свои сегменты работы (пункт 1).

☑ Формирование пула задач
После пройденных пунктов по сегментации, хронологии дат и декомпозиции вы выгружаете все подзадачи в конечных исполнителей. В качестве инструмента можно выбрать любой таск-менеджер, например, Asana, Trello или Airtable.
На этой стадии вы должны знать ответы на вопросы: кто будет вашим исполнителем? Хватает ли у вас на это ресурсов?  

☑ Ключевые показатели эффективности — KPI
Это количественные показатели, которые позволяют определить изменения бизнеса. Они отражают, насколько хорошо стартап достигает поставленных целей по заданным метрикам, помогают контролировать работу людей и ставить для них понятные задачи. По каждой задаче, которые были указаны ранее, вы закрепляете KPI.

Итоги:

1. Начните со стратегического плана:определите текущее положение, разработайте стратегию и создайте дорожную карту компании.Сделайте ее публичной для команды, контролируйте и корректируйте ее.

2. Сузьте масштаб задач до команды, подразделения или направления работы. Масштаб операционного плана будет зависеть от размера компании.

3. Определите ответственных лиц, кто вовлечен в процесс планирования, кто за что отвечает, кто что исполняет.

4. Отразите в  оперплане, какие действия команда должна предпринять для достижения целей в установленный период времени.

5. Поддерживайте операционный план в актуальном состоянии, отмечайте сделанное, вводите новое, если необходимо.